Quarto Muda: Movimento

Effetto osservabile:

Movimenti frequenti del personale durante lo svolgimento delle attività

Cause:

• Persone che prelevano e depositano cartelle, dossier, cancelleria
• Persone che prelevano documenti stampati, che usano la cucitrice, graffette, inseriscono documenti nelle cartelle trasparenti, archiviano documenti, smistano copie etc.
• Persone che cercano documenti cartacei, documenti all’interno di cartelle e messaggi di posta elettronica sul Pc
• Persone che inviano e prelevano documenti dalla stampante, che aggiungono la carta mancante, il toner, che provano a disinceppare fogli dalla fotocopiatrice
• Persone che chiamano o rispondono al telefono
• Persone che fanno lo stesso lavoro, o raccolgono le stesse informazioni senza saperlo, con evidenti ridondanze e duplicazioni di attività
• Persone che raccolgono e organizzano dati e informazioni che poi non vengono utilizzati
• Persone che sottopongono documenti ad autorizzazioni non necessarie ed elevata burocrazia che richiede movimentazione frequente di documenti, verbali, report etc.

Possibili soluzioni:

• Definire accuratamente il flusso delle attività a valore riducendo, il più possibile, movimenti inutili delle persone
• Archiviare i documenti il più possibile in formato elettronico, compresi i messaggi di posta elettronica, in modo che siano velocemente rintracciabili, per evitare, se non altro, perdite di tempo e movimenti inutili nella loro ricerca
• Definire mailing list di destinatari interessati alla ricezione di informazioni urgenti e strettamente necessarie allo svolgimento del loro lavoro, evitando messaggi “per conoscenza” che rischiano di intasare le caselle di posta, o vengono cestinati direttamente oppure letti velocemente, generando errori e incomprensioni
• Per la routine, istituire frequenti incontri di breve durata tra i vari uffici (almeno due incontri giornalieri della durata di 5 minuti ciascuno), per comunicare e informare i colleghi sullo stato di avanzamento delle attività o per altre comunicazioni non urgenti, riducendo drasticamente l’invio di e-mail, burocrazia e errori
• Filtrare le chiamate telefoniche in entrata attraverso l’analisi delle richieste più frequenti, incaricando personale competente e di pertinenza a fornire certe tipologie di risposte
• Definire i casi in cui effettuare chiamate al telefono, riducendole allo stretto necessario e per evitare inutili perdite di tempo, per chi chiama e per chi risponde
• Analizzare le attività delle persone definendo regole precise in modo da evitare ridondanze di informazioni o duplicazioni di attività
• Definire e organizzare i dati e le informazioni utili per il loro utilizzo
• Eliminare le autorizzazioni non necessarie ed evitare la burocrazia

Nell’immagine successiva si possono osservare esempi di movimenti delle persone. È bene precisare che il muda di movimento, viene generato dallo spostamento delle mani e delle braccia, mentre il muda di trasporto è generato dallo spostamento delle gambe e dei piedi nell’atto del camminare. l muda vengono solitamente banalizzati dalle persone. Non gli si da troppa importanza o, peggio, li si considera necessari e poco influenti sull’efficienza delle persone.

Proviamo a fare un esempio: ecco una serie di muda (movimento e trasporto) dovuti all’archiviazione cartecea di un solo documento.

Analizziamo tutte le attività in sequenza:

Vi rendete conto di quante attività a non valore vengono svolte con naturalezza senza nemmeno rendercene conto? Provate a moltiplicare tutte queste attività per il numero di volte al giorno in cui vengono effettuate, per il numero di persone presenti negli uffici, tutti i giorni!