Perché la Value Stream Mapping negli Uffici?
La Value Stream Mapping (VSM) è uno strumento che permette al management di un’azienda di rappresentare graficamente l’intero flusso degli Uffici, ovvero l’insieme dei processi ed attività che concorrono alla realizzazione del servizio, dal fornitore al cliente.
La stesura della Value Stream costringe tutta l’azienda ad una attenta riflessione sul proprio operato, partendo dalle fondamenta stesse (Vision, Mission e Strategia).
Rimettere il cliente al centro di tutto il proprio business obbliga il management a non dare più nulla per scontato e a rimettere in discussione l’organizzazione nella sua interezza.
Inoltre, la Value Stream, oltre a mettere in evidenza il valore, consente di imparare a vedere (learning to see) e riconoscere gli sprechi nei processi.
Sembra inverosimile però, molto spesso, gli sprechi vengono confusi e scambiati per valore, o come attività impossibili da eliminare o ridurre, ed è per questa ragione che molte aziende falliscono!
Per fare chiarezza, si riportano le definizioni di valore aggiunto e di non valore aggiunto, oggetto di valutazione della Value Stream Mapping:
- Tempo a Valore Aggiunto (VA): è il tempo occorrente per elaborare dati e informazioni per produrre un documento, necessario alla creazione del servizio offerto al cliente (è un di cui del tempo ciclo).
- Tempo a non Valore Aggiunto (NVA): è un’attività, a cui è associato un costo, che non genera valore per il cliente.
Poiché attraverso la Value Stream Mapping si compie l’analisi approfondita dei processi, non tralasciando nulla e registrando tutte le attività che vengono svolte, possiamo senz’altro concepire tale strumento come l’inizio vero e proprio del percorso di trasformazione Lean, consentendo alle aziende di mantenere il vantaggio competitivo nel mercato, con i seguenti obiettivi strategici:
- Miglioramento della qualità dei servizi
- Continua riduzione del Lead Time
- Continua riduzione degli sprechi e dei costi
- Miglioramento del livello di servizio al cliente
- Continua ricerca e innovazione dei processi
- Riduzione dei rischi
- Dialogo continuo con tutta l’organizzazione, a partire dai clienti
La stesura della mappa consente, inoltre, di acquisire maggior consapevolezza dei processi e delle dinamiche che contribuiscono alla realizzazione del servizio atteso.
Poiché il lavoro sviene svolto in gruppo il potenziale di riuscita aumenta a livello esponenziale, potendo condividere le esperienze e le peculiarità di tutti i partecipanti, ciascuno per la propria area di appartenenza, acquisendo altri punti di vista, linguaggi, dubbi, bisogni e aspettative.
