Quinto Muda: Attesa
Persone ferme che attendono autorizzazioni, o sono in coda alla stampante o attendono l’arrivo dei tecnici per la riparazione e il ripristino di Pc, gestionali, stampanti etc.
Cause:
- Persone ferme in attesa di autorizzazioni dei responsabili
- Persone ferme in coda alla stampante, fax etc.
- Persone ferme in attesa di risposte e indicazioni per poter proseguire con le attività
- Persone ferme in attesa dei tecnici per il ripristino di Pc, stampanti, gestionali, applicativi, fax, fotocopiatrici etc.
Possibili soluzioni:
- Predisporre la firma elettronica dei responsabili e delegare le autorizzazioni di routine a personale di fiducia, dopo adeguata formazione e addestramento
- In caso di urgenze, se il responsabile è fuori sede ed è strettamente necessaria la sua firma per autorizzare una certa attività, si può inviare un messaggio urgente e, dato che le e-mail possono essere lette anche sul portatile, una volta lette e approvate il delegato può apporre la firma elettronica in vece del responsabile sul documento
- Valutare la frequenza di utilizzo delle stampanti e la tipologia di documenti che debbono essere stampati. Per ridurre le code bisogna diminuire il flusso dei documenti che non necessitano di essere stampati e valutare il numero di stampanti necessarie e la loro dislocazione
- Definire le regole per trasmettere informazioni complete ed esaustive al processo successivo e formare le persone per evitare indecisioni, dubbi, errori e attese
- Definire il formato e il layout dei documenti e chiarire chi, come, dove e quando deve compilare i campi richiesti
- Formare il personale per incrementare il livello di polivalenza. In caso di interruzioni del lavoro per guasti del computer, gestionali, applicativi etc., dirottare le persone formate allo svolgimento di altre attività a valore, per evitare inutili attese
